Taloushallinnon automaatio on ollut jo pitkään johtajien prioriteettilistalla, mutta matka- ja kululaskujen hallinnassa yritykset ovat jostain syystä jämähtäneet vuosituhannen vaihteeseen.
Muutoksen eteen työskentelee M2 kulu- ja matkalaskujärjestelmän tuotepäällikkö Jani Vertanen, jonka mukaan kulu- ja matkalaskuprosessi aina laskun luomisesta hyväksyntään ja maksatukseen asti voidaan automatisoida lähes sataprosenttisesti. Tämä tuo merkittäviä rahallisia ja ajallisia säästöjä yrityksille.
Matkalaskusulkeisista reaaliaikaiseen kulujen hallintaan
Matka- ja kululaskujen käsittely oli parikymmentä vuotta sitten tuskallinen urakka: työntekijät säilöivät ostoista ja työmatkoilta saadut kuitit, nitoivat ne yhteen ja toimittivat kuukauden päätteeksi johtajan pöydälle allekirjoitettavaksi.
Monissa organisaatioissa vastaavanlainen lasku- ja kuittirumba on arkipäivää edelleen, vaikka teknologia mahdollistaa jo pitkälle automatisoidut prosessit matka- ja kululaskujen hallinnassa.
Useissa yrityksissä ostoja kerätään edelleen jopa kuukausien ajan samalle matkalaskulle, jolloin laskujen asiatarkastaminen on hidasta. Janin mukaan toimintatapa on turhauttava ja aikaavievä niin työntekijöille, esihenkilöille kuin taloushallinnolle.
– Meidän tulisi olla valmiita siihen, että matkalasku tulee häviämään. Jatkossa on vain asioita, jotka tapahtuvat ja liikkuvat nopeasti eteenpäin, Jani toteaa.
Lukuisia kuitteja ja tapahtumia sisältävät matkalaskut ovat pian historiaa. Tulevaisuudessa päivärahapyynnöt, luottokorttiostot ja kuluveloitukset kulkevat yksittäisinä tapahtumina työntekijöiltä tarkastukseen, hyväksyntään ja aina maksuun asti.
Tällainen "tapahtumaflow" säästää aikaa ja mahdollistaa laskujen automaattisen tarkastamisen ja hyväksymisen.
– Asiat saadaan heti pois päiväjärjestyksestä, eikä kenellekään synny valtavia koontilaskuja, joiden tarkastamiseen saattaa pahimmillaan kulua lähes tunti työaikaa.
Esimerkiksi M2-mobiilisovelluksessa tullaan pian näkemään reaaliaikaiset luottokorttiostot, jolloin ostot voidaan käsitellä suoraan mobiilisovelluksessa heti ostotapahtuman jälkeen ja lähettää edelleen hyväksyttäväksi.
Kuitista voidaan ottaa sovelluksella kuva saman tien, jolloin kuittia ei rutata lompakkoon ja säilötä viikkokaupalla. Jos käytössä on sähköinen kuitti, ei paperista kuittia tarvitse lainkaan vaan kaikki kuitin tiedot siirtyvät automaattisesti järjestelmään.
Myös työntekijät ovat tyytyväisempiä, kun he saavat omat rahansa nopeammin takaisin.
– M2-järjestelmää käyttävät työntekijät lainasivat viime vuonna 130 miljoonaa euroa omaa rahaa yrityksen kulujen maksamiseen, Jani kertoo.
Taloushallinnon näkökulmasta työtaakkaa helpottaa, kun kulut liikkuvat lähes reaaliajassa työntekijöiltä eteenpäin. Tällöin kuunvaihteessa ei synny ruuhkaa saada kuluja maksatukseen ja kirjanpitoon, vaan työ jakautuu tasaisemmin.
Sähköinen kuitti tuo jo nyt säästöjä
Automaation avulla voidaan jo tällä hetkellä helpottaa työntekijän työtä huomattavasti: kun oston tiedot siirtyvät sähköisen kuitin avulla kulu- ja matkalaskujärjestelmään automaattisesti, tiedot ovat heti oikein eikä paperisia kuittejakaan tarvitse enää säilyttää.
Pelkästään M2-järjestelmän läpi kulkee vuosittain yli 3 miljoonaa kuittia. Kuitenkin vain noin muutama prosentti kaikista kuiteista tulee tällä hetkellä sähköisesti järjestelmään.
Vaikka määrät ovat vielä pieniä, kasvu on ollut nopeaa: sähköisten kuittien eli eKuittien määrä on nelinkertaistunut viime vuoteen verrattuna.
– eKuitin hyödyt ovat kiistattomat: yhden paperisen kuitin käsittelyyn kuluu lähes kymmenen kertaa enemmän aikaa verrattuna sähköiseen kuittiin, Jani toteaa.
Kun eKuitit yleistyvät yrityksissä, säästöt tulevat olemaan mittavat. Valtiokonttorin arvion mukaan eKuitin käyttöönotto voisi tuoda kansantalouteen satojen miljoonien eurojen säästöt.
– M2-järjestelmällä on miljoona potentiaalista loppukäyttäjää ja 130 000 käyttäjää kuukausittain. Jos jokainen näistä säästäisi kuukausittain 15 minuuttia, työaikaa säästyisi kymmeniä tuhansia tunteja joka kuukausi, Jani pohtii.
