Suomen valtion tavoitteena on siirtyä paperittomiin kuitteihin vuoteen 2025 mennessä. Tämä tuo merkittäviä säästöjä paitsi yrityksille ja taloudelle, myös ympäristölle.
Kulu- ja matkalaskujen käsittelyssä eletään murroksen aikaa ja kuittien käsittelyyn on jo olemassa edistynyttä teknologiaa: yritysten välillä kulkevaa, täysin sähköistä kuittia eli eKuittia on valmisteltu jo 10 vuotta. Jatkossa kuitteja ei enää tarvitse muuttaa sähköiseen muotoon kuvaamalla tai skannaamalla, vaan kuitin tiedot liikkuvat sähköisesti toimittajalta yrityksen omaan kulu- ja matkalaskujärjestelmään.
Valtiokonttorin arvion mukaan sähköisiin kuitteihin siirtyminen säästää yrityksiltä vuositasolla noin 400 miljoonan euron edestä työkustannuksia. Rahallisten ja ajallisten säästöjen lisäksi uudistus säästää myös hermoja, sillä tällä hetkellä prosessi on harvinaisen turhauttava: kun työntekijä tekee oston yrityksen luottokortilla, tapahtuma kyllä saapuu sähköisenä järjestelmään, mutta kuitti ei. Se on edelleen paperisena jossain.
Sähköisiin kuitteihin siirtyminen tarkoittaa sitä, että myös kuitti saadaan tuotua valittuun järjestelmään ostotapahtuman yhteydessä. Näin päästään lopullisesti eroon skannailusta ja hukattujen kuittien metsästämisestä.
Kuittien käsittely vie yrityksiltä yli 275 henkilötyövuotta vuodessa
M2:n tuotepäällikkö Jani Vertanen on laskenut yhdessä tiiminsä kanssa, kuinka paljon kuittien käsittely vie yrityksiltä aikaa. Alkuun he tekivät arvion siltä pohjalta, että jokaisen kuitin käsittely veisi työntekijältä vain kaksi minuuttia. Pian kuitenkin todettiin, että prosessi on huomattavasti työläämpi.
– Yleensä kuitit ovat ruttuisia ja niiden etsimiseen kuluu runsaasti aikaa. Sitten kuitista otetaan kuva ja sen jälkeen se liitetään osaksi kululaskua. Tämän jälkeen joudutaan yleensä vielä tekemään kaiken maailman tiliöinnit ja pilkkomaan kuitin kulut useampaan osaan, Jani selittää.
Esimerkiksi hotelliyöpymisen kuitilla saattaa olla mukana varsinaisen yöpymisen lisäksi myös aamiainen ja parkkimaksu. Näillä kaikilla on eri arvonlisäveroprosentti, jonka vuoksi ne täytyy eritellä kululaskussa omille riveilleen.
Kun nämä seikat otetaan huomioon, saattaa yhden kuitin käsittelyyn kuluakin jopa kymmenen minuuttia. Pelkästään M2-järjestelmän läpi kulkee noin 3 miljoonaa kuittia vuodessa ja jo näiden kuittien käsittelyyn kuluu yrityksissä 470 000 tuntia. Henkilötyövuosiksi muutettuna tämä tarkoittaa 275 vuotta.
Tähänkin on laskettu mukaan vain yhden työntekijän panos, ei sitä aikaa joka kuluu taloushallinnossa valmiin kululaskun tarkistamiseen. Kuitti kun kiertää yrityksen sisällä vielä asiatarkastajien ja hyväksyjien kautta.
– Usein kululaskuilla ja kuiteilla päädytään pelaamaan ping pongia; ne seilaavat matkustajan ja asiakastarkastajan välillä pahimmillaan monta kertaa, Jani summaa.
Rikastettu data luo yrityksille uusia mahdollisuuksia
Säästöjen lisäksi sähköiset kuitit toimivat avoimena ovena uusille mahdollisuuksille ja palveluille. Yksi kiinnostavimmista on rikastettu data, jonka avulla kuittien yhteyteen saadaan liitettyä arvokasta lisätietoa. Tuotteen tai palvelun myyjä voi tällöin liittää sähköiseen kuittidataan esimerkiksi tiedon siitä, kuinka paljon hyödykkeen valmistaminen tuottaa hiilidioksidia. Näin yritys voi laskea, kuinka paljon kyseisen hyödykkeen ostaminen kerryttää yrityksen hiilijalanjälkeä.
Tämän datan avulla on mahdollista opastaa työntekijöitä tekemään fiksumpia valintoja. Esimerkkinä tästä Jani mainitsee matkasuunnitelmat, joita muun muassa monet valtionhallinnon työntekijät tekevät ennen työmatkaa.
– Rikastetun datan avulla voitaisiin laskea, täyttääkö suunniteltu matka etukäteen määritellyt vastuullisuuden periaatteet. Jos ei, matkalaskujärjestelmä voisi ehdottaa vaihtoehtoisia ratkaisuja, kuten auton korvaamista junalla niin, että suunnitelma saadaan takaisin vihreän puolelle.
Sähköiset kuitit ovat jo itsessään ympäristöteko, sillä kuittien valmistamiseen kuluu melkoinen määrä puuta ja vettä. Puhumattakaan jätevuorista, joita paperikuitit jättävät jälkeensä. Tyypillisesti kuitti rutataan kuvan ottamisen jälkeen taskun pohjalle ja sieltä se kulkeutuu lopulta sekajätteeseen.
M2 tukee sähköisiä kuitteja – muutos tehdään yhteistyöllä
Muutoksen läpiviennissä suurin vastuu on valtionhallinnon lisäksi palveluntarjoajilla (ns. kuittioperaattoreilla), joiden tehtävä on tuoda uudet palvelut ja mahdollisuudet yritysten saataville.
– Yrityksillehän tämä on siinä mielessä helppoa, että palveluntarjoajat hoitavat muutoksen heidän puolestaan. Heidän täytyy vain varmistaa, että käytössä olevat järjestelmät tukevat sähköisiin kuitteihin siirtymistä, Jani toteaa.
Esimerkiksi M2-matkalaskujärjestelmä pystyy jo nyt vastaanottamaan eKuittidataa. Haasteena on, että kaikki kauppapaikat eivät kuitenkaan vielä pysty toimittamaan sähköistä kuittidataa järjestelmiin, jossa kulu- ja matkalaskuja käsitellään.
– Tarvitsemme lisää organisaatioita ottamaan kulu- ja matkalaskuihin eKuitin käyttöön, jotta he voivat vastaanottaa kuittidataa sähköisessä muodossa matkalaskujärjestelmään. Kauppapaikkoja on vaikea saada mukaan toimittamaan sähköistä kuittidataa, koska eKuittia käyttäviä organisaatioita on vielä vähän, Jani jatkaa.
Myös muun automaation kehittäminen on lähellä M2-kehitystiimin sydäntä: tavoitteena on rakentaa 90–100 prosenttisesti automaattinen kulu- ja matkalaskuprosessi. Tällöin järjestelmä hoitaa suurimman hartiatyön, ja työntekijän vastuulle jää pääosin eri asioiden kuittaaminen.
Esimerkiksi aiemmin mainitussa hotelliyöpymisessä voitaisiin hyödyntää rakenteellista kuittidataa, joka purkaa yöpymisen, parkkimaksun ja aamiaisen automaattisesti omille riveilleen, omien arvonlisäprosenttien alle. Tämä tulee nopeuttamaan työntekijän arjen lisäksi myös tarkistukseen kuluvaa prosessia.
– Organisaatioissa ei tarvitse enää tulevaisuudessa olla erillistä henkilöä, joka tarkistaa ovatko muut tehneet asioita oikein. Järjestelmä pystyy tarkistamaan jo tietoja syötettäessä, onko kululaskussa kaikki kunnossa vai puuttuuko sieltä jotain oleellista.
Tulevaisuudessa tekoäly helpottaa kululaskujen käsittelyä entisestään: kulu- ja matkalaskujen tarkastus, hyväksyntä kuin maksatuskin voidaan automatisoida lähes sataprosenttisesti, mikä tuo entistä enemmän säästöjä yrityksille.
eKuitin hyödyt talousosastolle ja HR:lle:
- Kuitteja ja kululaskuja ei tarvitse metsästää eikä odotella.
- Kadonneet, rypistetyt, tahmeat ja väärin skannatut kuitit jäävät lopullisesti historiaan.
- Manuaalisten kirjanpitotehtävien määrä hupenee olemattomiin, eikä kuitteja tarvitse enää kohdistaa kululle erikseen.
- Inhimillisiä kirjausvirheitä ei tule.
- eKuitti mahdollistaa kuittidatan laajemman hyödyntämisen esimerkiksi hiilijalanjälkeä laskettaessa
eKuitin hyödyt työntekijälle:
- Kulukorvauksien saaminen ei edellytä aloitteellisuutta. Niitä ei kerätä, ei säilötä, ei skannata, ei edes kuvata eikä liitetä käsin järjestelmään.
- Toimintamuutos rakennetaan suoraan järjestelmään, joten opeteltavaksi ei tule kahdeksatta uutta alustaa samalle vuodelle.
- Kuittirullan loppuminen tai laadultaan surkea kuittiprintti eivät aiheuta paniikkia.
