M2:n tuleva laskujen tarkastusautomaatio nopeuttaa laskujen kiertoa merkittävästi - työaikaa säästyy jopa 8 minuuttia per lasku.
Kulu- ja matkalaskujen tarkastusautomaatiolla asiakkaamme säästävät jopa 250 000 työtuntia vuodessa tuottavaan työhön
Kulu- ja matkalaskujen tarkastaminen on monessa organisaatiossa aikaa vievä ja täysin manuaalinen prosessi, joka sitoo merkittävästi henkilöresursseja. Manuaalinen tarkastustyö on paitsi hidasta, myös altis virheille ja viivästyksille, jotka voivat aiheuttaa lisäkustannuksia ja hidastaa kulujen takaisinmaksua työntekijöille.
M2:n datan mukaan pahimmillaan jopa 25 % ja keskimäärin lähes 10 % organisaatioiden kulu- ja matkalaskuista palautuu korjattavaksi, mikä lisää prosessiin entisestään merkittävää viivettä, niin tarkastajan manuaalisen työn kuin matkustajan kuluttamien rahojen takaisinsaannin osalta.
Tavoitteenamme on, että uuden laskujen tarkastusautomaation M2 Tarkan* avulla organisaatio voi vähentää korjattavaksi palautuvien laskujen määrän jopa kolmannekseen nykyisestä. Samalla laskun luomisesta hyväksyntään kuluva aika, eli läpimenoaika, nopeutuu lähes neljästä päivästä jopa alle kahteen päivään. Näin asiakkaidemme eri vaiheissa säästämä työaika on jopa 250 000 tuntia vuodessa, mikä vastaa noin 12 miljoonan euron säästöä**.
*Palvelu on tulossa asiakkaidemme saataville kevään 2025 aikana.
**Todelliset säästöt voivat vaihdella. Laskelmat perustuvat M2:n dataan palautuvien laskujen määrästä ja asiakkaiden arvioihin laskujen tarkastukseen kuluvasta työajasta.
Uusi M2 Tarkka tuo tehoa laskujen tarkastukseen toimialasta riippumatta
M2 Tarkka tarkastusautomaatio varmistaa sujuvan matka- ja kululaskuprosessin sekä laskujen tarkastus- ja hyväksyntävaiheissa. Palvelun kehitys sai alkunsa asiakkaidemme tarpeesta vähentää matka- ja kululaskuprosessiin käytettävää aikaa, erityisesti laskujen palautusprosenttia pienentämällä.
Automaatio tehostaa taloushallinnon prosesseja vähentämällä manuaalisen työn määrää: kun rutiinitehtävät kuten laskujen oikeellisuuden tarkastus hoituvat automatisoitujen ratkaisujen avulla, asiantuntijoille jää enemmän aikaa keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin, kuten talouden ennustamiseen ja toiminnan kehittämiseen.
Tehokas automaatio perustuu asiakaskohtaisiin sääntöihin, joiden avulla organisaatio voi tehdä erilaisia vertailuja ja tarkastuksia hyväksyttäväksi lähetetyn laskun sisältöön, sekä palauttaa M2-käyttäjälle huomautuksia ja virheilmoituksia, jos laskulta löytyi puutteita. Myös liitteiden sisältöä ja käyttäjien antamia selitteitä voidaan tarkastaa.
Käyttäjän tulee ottaa kantaa näihin huomioihin ja mahdollisesti myös korjata virheet. Näin laskuilta jää pois suurin osa aikaisemmin palautukseen johtaneista puutteista. Tämän jälkeen lasku etenee hyväksyntäkiertoon ja kierron eri vaiheissa laskua käsittelevät henkilöt myös näkevät laskulle jääneet mahdolliset “ongelmat”. Tämä helpottaa ja nopeuttaa työtä myös näissä rooleissa toimiville.
M2 Tarkan avulla kulu- ja matkalaskun tekijälle on mahdollista myös lisätä asiakaskohtaisesti kenttäkohtaisia ohjetekstejä, mikä helpottaa matkustajan työtä laskua täytettäessä ja osaltaan vähentää mahdollisia virheitä.
Näin M2 Tarkka helpottaa matka- ja kululaskuprosessia
M2 Tarkan avulla laskujen läpimenoaika, eli aika laskun luomisesta sen hyväksyntään lyhenee merkittävästi tilanteissa, joissa laskulla onkin jotain korjattavaa. Kun laskun tiedot ovat oikein jo hyväksyntään lähtiessään, menee se myös suuremmalla todennäköisyydellä heti läpi. Keskimääräinen työajan säästö on arviomme mukaan noin 8 minuuttia per lasku.
Muun muassa näin M2 Tarkka sujuvoittaa matka- ja kululaskuprosessia:
- Matkustavalle työntekijälle laskun läpimenoaika nopeutuu ja käytetyt omat rahat tulevat nopeammin tilille.
- Käyttäjälle on mahdollista näyttää asiakaskohtaisia kenttäkohtaisia ohjeita, tämä helpottaa laskun tekemistä.
- Asiatarkastajille automaatio tuo helposti näkyviin, mitä sellaisia puutteita tai ongelmakohtia laskulle on jäänyt, joita käyttäjä ei itse pysty ratkaisemaan.
- Laskujen tarkastustyötä tekevät voivat keskittyä monimutkaisempiin tehtäviin, kun rutiininomaisen työn määrä vähenee huomattavasti.
- Laskujen tarkastus on aina tasalaatuista ja tasapuolista, kun prosessin säännöt on laadittu automaatioon kertaalleen kattavasti ja oikein.
