Harva hyppii riemusta tehdessään matkalaskuja tai laskiessaan kulukorvauksia. Samalla yllättävän monessa organisaatiossa näihin tuhlaantuu aivan liikaa aikaa. Mutta mistä sitten tietää, milloin olisi aika muuttaa olemassa olevia prosesseja ja helpottaa matka- ja kululaskujen tekoa? Entä miten niitä voi konkreettisesti sujuvoittaa?
Listasimme alle kysymyksiä, joita asiantuntijoiltamme useimmin kysytään matka- ja kululaskuihin liittyen (ja luonnollisesti myös vastasimme niihin☝️).
- Millainen on toimiva matkalaskujen käsittelyprosessi?
- Miten päivärahojen ja kilometrikorvausten kirjaamista voi helpottaa?
- Miten kuittirumbasta pääsee eroon?
- Miten varmistetaan henkilötietojen turvallinen käsittely?
- Kuinka paljon yrityksessä täytyy olla matkustavaa henkilöstöä, jotta kannattaa harkita erillistä matka- ja kuluhallinnan järjestelmää?
- Minkä järjestelmien kanssa matka- ja kuluhallinnan järjestelmän tulisi keskustella?
1. Millainen on toimiva matkalaskujen käsittelyprosessi?
Ensimmäinen kysymys matka- ja kululaskuista yleensä on se, miten niiden kirjaamista voi sujuvoittaa. Tällöin kyse on pitkälti prosesseista: kun on olemassa selkeät askeleet siihen, miten laskut kulkevat paikasta toiseen ja milloin kenenkin täytyy reagoida, on homma jo huomattavasti selkeämpää.
Valitettavasti prosessin rakentamiseen ei ole yhtä patenttiratkaisua, sillä toimivia prosesseja on olemassa yhtä monta kuin erilaisia organisaatioita erilaisilla tarpeilla. Matkalaskuprosessien tulisikin lähteä aina siitä, mitkä ovat organisaation tarpeet ja keille sen aikana kerätty tieto on oleellista.
Yleisesti ottaen toimiva prosessi on kuitenkin sujuva, nopea ja läpinäkyvä niin työnantajalle kuin työntekijällekin. Tällöin sähköinen hyväksyntä on avainasemassa. Kun tiedot kulkevat sähköisesti paikasta toiseen ja voidaan seurata missä vaiheessa lasku milloinkin kulkee, nähdään nopeasti kauanko kestää ennen kuin rahat saadaan maksuun.
M2 kulu- ja matkalaskujärjestelmässä laskut voidaan hyväksyä kätevästi myös mobiilisovelluksen avulla.
2. Miten päivärahojen ja kilometrikorvausten kirjaamista voi helpottaa?
Vaikka prosessit ovatkin tärkeitä, usein myös pienemmät seikat kuten päivärahat ja kilometrikorvaukset voivat aiheuttaa päänvaivaa. Esimerkiksi päivärahojen laskeminen on huomattavasti monimutkaisempaa kuin kuvittelisi: lopulliseen summaan vaikuttaa muun muassa se, minne matka suuntautuu, mihin aikaan työntekijä on perillä, mihin aikaan hän kohteesta lähtee ja tarjoaako yritys muita etuja kuten aterioita matkan aikana.
Yllättävän usein näitä käytäntöjä läpikäydessä huomataan, että päivärahoja on maksettu jo pidempään väärin perustein. Siksi yksinkertaisinta on ulkoistaa laskenta älykkään järjestelmän käsiin. Excel kun ei voi säädellä verottajan säännöksiä, mutta toimiva järjestelmä osaa ottaa ne huomioon ilman ylimääräistä sähläystä.
Myös kilometrikorvauksissa automaatio tuo reippaasti helppoutta arkeen. Ilman sitä työntekijä joutuu käsin etsimään kohteen osoitteen, tarkistamaan karttapalvelussa kilometrien määrän sekä sen jälkeen kirjaamaan tiedot erilliseen dokumenttiin.
Esimerkiksi M2-mobiiisovelluksessa työntekijä voi vain klikata ajoon lähtiessään seurannan päälle jolloin GPS kerää automaattisesti kilometrit, päivärahoihin liittyvät kellonajat ja verottajan vaatimat osoitetiedot talteen. Tai jos käytössä on automaattinen ajojen seuranta, edes tätä vaihetta ei tarvitse muistaa tehdä vaan kilometrit tallentuvat automaattisesti.
3. Miten kuittirumbasta pääsee eroon?
Kuittirumba on tanssi jota ei jaksa kauaa harrastaa. Erilaiset kululaskut tapaavat näkyä työntekijän pöydällä kuittikasoina, jotka odottavat läpikäyntiä ja kirjausta. Lisäksi näillä kuitella on ikävä tapa kadota tai rypistyä taskussa hankalasti luettavaan muotoon.
Onneksi tähän kiusalliseen vaivaan on tarjolla vaihtoehtoja:
- Sähköiset kuitit. Sähköisten kuittien eli eKuittien avulla oston tiedot siirtyvät automaattisesti työntekijälle kulu- ja matkalaskujärjestelmään, jolloin paperista kuittia ei enää tarvita. Kaikki tieto kun on jo tallessa järjestelmässä, jossa kulun voi jatkokäsitellä normaalisti.
- Mobiilisovellukset. Homma hoituu myös tarpeeseen suunnitellulla mobiilisovelluksella. Tällöin työntekijä voi samantien napata kuvan kuitista kuluhallintasovelluksessa. Suurimmalla osalla meistä puhelin on aina mukana, joten kirjaaminen vauhdissa on sujuvaa.
4. Miten varmistetaan henkilötietojen turvallinen käsittely?
Matka- ja kululaskujen yhteydessä liikkuu valtava kasa henkilötietoa: muun muassa sotuja, tilinumeroita ja niin edelleen.
Tietojen turvallinen säilytys on yritykselle pakollista jo lain puolesta, joten jokaisen työnantajan intresseissä on varmistaa etteivät tiedot pääse vääriin käsiin. Tällöin jaettu Excel-tiedosto sisältää pienen riskin – ja mitä useammalle linkki on jaettu, sitä suuremmaksi riski kasvaa.
Järjestelmä on yksi turvallisimmista paikoista tietoturvan kannalta. Tällöin tietojen säilytys on ulkoistettu sellaisen tahon käsiin, joka tekee jatkuvaa kehitystyötä tietoturvan takaamiseksi. Samalla on helpompi kontrolloida sitä, kuka tietoihin pääsee käsiksi.
5. Kuinka paljon yrityksessä täytyy olla matkustavaa henkilöstöä, jotta kannattaa harkita erillistä matka- ja kuluhallinnan järjestelmää?
Kun järjestelmän edut ovat tiedossa, on seuraava kysymys usein se, minkä kokoiseen yritykseen järjestelmä kannattaa hankkia. Tässä yhteydessä on hyvä huomioida muutama asia.
Ensinnäkin yllättävän moni ei koe matkustavansa työssään vaikka kilometrejä kertyisikin. Sen sijaan he tiedostavat kyllä liikkuvansa paikasta toiseen. Siksi on hyvä muistaa, että hyötyäkseen järjestelmästä ei tarvitse matkustaa maailman ympäri. Kyse on ennemminkin siitä syntyykö työn ohessa kilometrejä, jotka työnantaja on velvollinen korvaamaan.
Toiseksi kilometrien ohella kannattaa miettiä, monelleko työntekijälle kertyy kuluja jotka päätyvät yrityksen piikkiin. Esimerkiksi jos yrityksessä on tyypillistä ostaa kokouspullat asiakastapaamisiin, voi matka- ja kuluhallinnan järjestelmä olla hyvinkin ajankohtainen.
Kolmanneksi matka- ja kuluhallinnan järjestelmän säästöjä laskiessa ei kannata pohtia vain euroja, vaan myös työntekijöiden hermoja ja arvokasta aikaa. Matka- ja kululaskujen käsittely, selvittely ja edestakaisin pallottelu kun tuskin kenenkään lempityötehtäviin kuuluu.
Oikeastaan yrityksen koko on siis toissijainen asia järjestelmän kannattavuuden laskennassa. Kysy sen sijaan yrityksessäsi, työllistävätkö matka- ja kululaskut jotain henkilöä kohtuuttomasti? Kuluuko työntekijöillä turhaa aikaa pöydällä lojuvien kuittikasojen setvimiseen? Tai onko matka- ja kululaskujen perille saapuminen jatkuvien muistuttelujen takana? Näiden pohjalta päätöksen tekeminen on helpompaa.
6. Minkä järjestelmien kanssa matka- ja kuluhallinnan järjestelmän tulisi keskustella?
Uutta järjestelmää hankkiessa yksi ensimmäisistä kysymyksistä on se, millaisten muiden järjestelmien kanssa sen tulisi pelata yhteen. Hyvässä järjestelmässä vain taivas on rajana, mutta kokemuksemme mukaan kätevimpiä matka- ja kuluhallinnan järjestelmän yhteydessä ovat:
→ Kirjanpitojärjestelmä, jolloin tiedot uivat kuitteineen päivineen suoraan kirjanpitojärjestelmään sekä maksatukseen asti. Matka- ja kuluhallinnan järjestelmä voidaan yhdistää suoraan maksuliikenneohjelmaan, verkkopankkiin tai halutessaan jopa palkanlaskentajärjestelmään.
→ HR-järjestelmä, jolloin henkilötietoja voi hallita yhdestä järjestelmästä käsin eikä niitä tarvitse erikseen päivittää matka- ja kuluhallinnan järjestelmään.
→ Järjestelmäintegraatioiden lisäksi kannattaa harkita myös luotto- ja matkakorttiostojen yhdistämistä. Näin korteilla tehdyt ostot putkahtavat järjestelmään automaattisesti, jolloin työntekijän tarvitsee lisätä vain kuitti ja selite.
Lisäksi matka- ja kuluhallinnan järjestelmän voi integroida esimerkiksi toiminnanohjausjärjestelmään, raportointijärjestelmään ja oikeastaan mihin tahansa, jossa nähdään että datan kulusta on hyötyä.
Lue lisää kulu- ja matkalaskujärjestelmän integraatioista täältä.
Mitä pitää ottaa huomioon kulu- ja matkalaskujärjestelmän käyttöönotossa? Laadimme neljä askelta, joilla onnistut!
