Sähköinen kuitti automatisoi kulu- ja matkalaskuprosessista jopa 80 prosenttia

Taloushallinnon automaatio ja siitä saatavat hyödyt ovat useiden yritysten intresseissä. Silti kulu- ja matkalaskuprosessi on suurissakin organisaatioissa jäänyt vähäiselle huomiolle, vaikka se koskettaa lähes jokaista työntekijää. Prosessi on usein työläs ja aikaavievä sekä työntekijöille että taloushallinnolle. Laskujen käsittelyyn kuluva kokonaisaika helposti hämärtyy, sillä prosessi on usein jakautunut eri puolille organisaatiota.

Yrityksille voi tulla yllätyksenä, kuinka paljon käytetään aikaa asioihin, jotka voitaisiin automatisoida: laskelmien mukaan kuuden paperisen kuitin käsittely vastaa yhden tunnin työaikaa ja sähköisten kuittien seitsemän minuuttia. Jokainen organisaatio voi määrittää yhdelle työtunnille hinnan ja laskea, kuinka paljon sähköiseen kuittiin siirtymisellä säästettäisiin.

Entä jos kertoisin, että voisit automatisoida kuluhallinnan prosesseista jopa 80 %, eikä se edes vaadi valtavia investointeja?

Sähköinen kuitti ei ole yhtä kuin kuitista otettu kuva

Automaatioevankelistat ovat hehkuttaneet jo tovin sähköistä kuittia tai eKuittia, joka mullistaa tavan, jolla kululaskuja käsitellään.

Moni kuvittelee, että sähköinen kuitti tarkoittaa sitä, että ostotapahtuman jälkeen otetaan kuitista kuva tai sähköpostista pdf-tiedosto ja ladataan se kuluhallintasovellukseen. Näinhän jo monessa yrityksessä tehdään, joten ei kuulosta kovin mullistavalta, eihän?

Hyviä uutisia: kuva kuitista ei ole yhtä kuin sähköinen kuitti. Se on jotain aivan muuta – eli astetta helpompaa sekä työntekijälle että taloushallinnolle.

Kun yrityksellä on käytössä sähköiset kuitit, ostotapahtumasta lähtee rakenteista kuittidataa kululaskujärjestelmään tai työntekijän puhelimeen automaattisesti.

Rakenteisella datalla viitataan tietoon, joka on jäsennelty niin, että se on helposti eri koneiden ja järjestelmien käsiteltävissä.

Sähköisessä kuitissa et siis tarvitse paperia lainkaan, vaan kaikki kuittidata siirtyy sähköisesti paikasta toiseen. Kuitti siirtyy automaattisesti kuluhallintajärjestelmään, jossa se voidaan jatkokäsitellä kuten “tavallinen” kuitti.

Tämä toimii pohjana kululaskuprosessin automatisoinnille.

Näin rakenteinen kuittidata muokkaa kululaskuprosessia

Paperisten kuittien poistaminen yhtälöstä nopeuttaa kululaskuprosessia huomattavasti. Se ei kuitenkaan riitä: kulu- ja matkalaskujen tekeminen ei voi olla kenenkään työ.

Siksi kululaskuprosessin täytyy muuttua entisestään. Rakenteinen kuittidata on jo olemassa, ja esimerkiksi M2 kulu- ja matkalaskujärjestelmä ottaa sitä sujuvasti vastaan.

Sen pohjalle on tietyin lisämaustein hyvä rakentaa esimerkiksi seuraavanlainen kululaskuprosessi:

• Ostopaikka, kuten kauppa tai liikematkatoimisto lähettää rakenteisen kuitin ostotapahtumasta automatisoidusti.
• Työntekijä saa sähköisen kuittidatan ostoksesta kululaskujärjestelmään. Tämä data muodostaa kululaskulle valmiin pohjan, johon on suoraan purettu rakenteisesta kuittidatasta tarvittavat tiedot, kuten ALV-rivien erittely ym.
• Dataa voidaan poimia laskun pohjalle myös muualta kuin ostotapahtumista, esimerkiksi työntekijän sähköpostista tai kalenteritiedoista. Näin esim. lentovarauksista muodostuu valmis pohja matkalaskulle. Järjestelmä tunnistaa näiden tietojen perusteella mm. matkan alku- ja loppuajat, maahansaapumiset ja osaa laskea näiden perusteella mm. päivärahan määrän.
• Dataa saadaan myös autojen navigaattoreiden ajopäiväkirjoista tai ajoseurantalaitteista. Ne säilövät automatisoitua tietoa siitä, mistä työntekijä lähti, kauanko hän ajoi ja kuinka pitkään hän oli perillä. Tätä dataa voidaan käyttää kilometriveloituksen pohjana.
• Rakenteisen kuittidatan ja monista muista lähteistä kerätyn datan avulla järjestelmä rakentaa kulu- ja matkalaskut työntekijälle valmiiksi. Järjestelmä muistuttaa työntekijää tarkistamaan ne ja täyttämään tarvittaessa selitteet tai muut kohdat, joita ei pystytty automaattisesti päättelemään.

Tämä nopeuttaa laskujen tekemistä, kiertoa ja hyväksyntää sekä säästää luontoa. Kaikki tieto siirtyy rajapintojen kautta automatisoidusti paikasta toiseen. Kenenkään ei siis tarvitse naputella, ottaa kuvia, pilkkoa kuitin tietoja osiin tai siirtää tietoa käsin.

Milloin automatisoitu kululaskuprosessi on mahdollinen?

Jos tämä kuulostaa vielä kaukaiselta unelmalta, huoli pois: tarvittava teknologia on jo olemassa, ja edistyneimmät matka- ja kululaskujärjestelmät hyödyntävät niitä jo näppärästi. M2 osaa nyt jo mm. ottaa vastaan rakenteista kuittidataa ja purkaa sieltä tietoja kuluveloitukselle.

Enää on kyse pitkälti siitä, missä muodossa data lähtee liikkeelle ostopaikasta. Tässäkin ollaan menossa hyvää vauhtia eteenpäin, sillä Suomen valtion tavoitteena on siirtyä pelkästään eKuitteihin jo vuoteen 2025 mennessä. Onneksi sähköisiä kuitteja tukevien kauppapaikkojen määrä lisääntyy koko ajan. Sähköisten kuittien osalta tullaankin toivottavasti näkemään samanlainen murros kuin verkkolaskudirektiivin voimaan tullessa, mikä pakotti yrityksiä siirtymään paperisista laskuista sähköisiin.

Näiden myötä saadaan myös muita hyötyjä: esimerkiksi yritysten taloushallinnossa kaivataan enemmän ympäristövastuullisuutta. Rakenteellisen kuittidatan myötä tätäkin saadaan lisää, kun tieto ostoksista saadaan siirtymään muihin palveluihin, jotka laskevat ostosten tai matkojen hiilijalanjälkeä ja ohjaavat kulutusta kohti ympäristöystävällisempiä valintoja.

eKuitit ja automaatio ovat meillä M2:n tuotekehityksessä lähellä sydäntä. Siksi paiskimme töitä nyt sen eteen, että asiakkaamme pääsevät automatisoimaan kulu- ja matkalaskuprosessistaan mahdollisimman paljon, mahdollisimman pian. 

Tavoitteemme on, että lähivuosina M2:n käyttäjillä on:

✅ 80 % automaatio laskujen teossa
✅ 95 % automaatio laskujen tarkastuksessa ja hyväksynnässä
✅ 100 % automaatio laskujen maksatuksessa ja muussa taustatyössä

Näin työntekijöiden, esihenkilöiden ja taloushallinnon manuaalinen työ olisi aivan minimaalinen. Se säästäisi asiakasyrityksiltämme yhteensä yli 5 miljoonaa euroa vuodessa ja heidän työntekijöiltään aikaa jopa 34 000 tuntia.