Uudella talousjohtajalla on kovat paineet näyttää kyntensä ja saada aikaan kehitystoimenpiteitä, joilla on selkeitä liiketoiminnallisia vaikutuksia.
Suuressa osassa suomalaisista yrityksistä on kuitenkin sama haaste: taloushallintoon on muodostunut valtava kehitysvelka. Uutta teknologiaa on kyllä saatavilla, mutta kun joka puolella olisi kehitettävää, on vaikea tietää, mihin ensimmäisenä kannattaisi investoida.
Jututimme kovan luokan asiantuntijaa, Bravedon talousjohtaja Pasi Vilhusta, joka neuvoi, mistä kannattaa lähteä liikkeelle. Näillä vinkeillä selvität, millä toimenpiteillä on suurin vaikutus ja millaisia pikavoittoja on mahdollista ottaa heti alussa.
Jos kaipaat siis apua priorisointiin, ota talteen tämä muistilista!
✅ Rakenna läpinäkyvä raportointi
“Hypoteesini on, että 90 % talousjohtajista ei tällä hetkellä tiedä paljonko yksi ostolasku heille maksaa. Ollaan totuttu mittaamaan vain tuotantoprosessia sekä yrityksen perustoimintaa. Samalla tukiprosessien mittaaminen on jäänyt vähemmälle huomiolle.”
– Pasi Vilhunen, CFO
Jos sinulla ei ole mitään käryä siitä, mihin taloushallinnon resurssit tällä hetkellä valuvat, ensimmäinen askel on hankkia tuo tieto. Ilman dataa on vaikea tietää, mitä todella kannattaa kehittää.
Erityisesti jos budjetti on tiukka, tärkeintä on löytää suurimmat pullonkaulat, joista kustannuksia on mahdollista vapauttaa eniten.
Tarvitset siis läpinäkyvän raportoinnin, eli reaaliaikaisen dashboardin, josta näet yrityksen ja sen prosessien nykytilanteen, ja voit seurata miten tilanne lähtee kehittymään.
Nykypäivänä raportoinnin rakentaminen on pieni investointi. Esimerkiksi BI-työkalu kustantaa noin 10 € / kk / käyttäjä.
✅ Tarkista transaktiomäärät
“Jatkossa noin 80 % taloushallinnon nykytöistä hoidetaan automatisaation avulla. Taloushallinnossa on paljon tylsiä työtehtäviä, joita voisi verrata tehdaslinjatyöskentelyyn. Siellä on paljon erilaisia rutiineja jotka toistuvat, kuten ostolaskujen tiliöinti ja kiertoon laitto. Puuduttavaa bulkkihommaa, mutta äärimmäisen tärkeää. Kun niitä saadaan automatisoitua, ihmisten tyytyväisyys lisääntyy.”
– Pasi Vilhunen
Suurin säästö taloushallinnossa löytyy siitä, että toistuvat rutiinitehtävät saadaan automatisoitua. Suurimmat kustannukset piilevät yleensä erilaisissa transaktioissa.
Nosta siis dashboardille erilaiset transaktiot, eli paljonko mm. ostolaskuja, matka- ja kululaskuja, kirjanpitotositteita ja tiliotetapahtumia teillä tehdään.
Varmista, että dashboardilla näkyy kaikki erilaiset transaktiot ja niiden tarkat määrät.
✅ Tee prosessisukellus
“Taloushallinnon pitää olla tehokasta. Monessa firmassa taloushallinto on pakollinen paha, jota ei ole lähdetty virtaviivaistamaan ja automatisoimaan. Siellä on valtava potentiaali automatisoida ja tehostaa, ja sitä kautta saada kiinteitä kuluja alas sekä firman kannattavuutta paremmaksi.”
– Pasi Vilhunen
Kun tiedät paljonko eri transaktioita on, selvitä seuraavaksi paljonko niihin kuluu aikaa, eli paljonko ne kokonaisuudessaan kustantavat teille.
Näin näet, mistä tehostaminen kannattaa aloittaa.
Varmista että tässä kohtaa dashboardilta löytyy ainakin:
- Yrityksesi tärkeimmät mittarit ja prosessit.
- Tieto pureskeltuna ison kuvan lisäksi erillisiin työvaiheisiin ja transaktioihin: näet esimerkiksi paljonko maksaa yhden ostolaskun, matkalaskun tai kirjanpitotositteen käsittely ja ylläpito.
- Mihin työntekijöiden aika kuluu, ja paljonko tehtäviin kulunut aika yritykselle maksaa: Esimerkiksi ostolaskujen käsittely on usein pitkälti yrityksen kovapalkkaisten henkilöiden pöydällä, jolloin myös kustannukset ovat suuret. Tai vastaavasti kululaskuja tehdään yrityksessä usein useamman henkilön toimesta, jolloin pieneltä kuulostava kustannus moninkertaistuu.
✅ Automatisoi ja tehosta kalleimmat prosessit erilaisilla olemassa olevilla työkaluilla
“Teknologia kehittyy kovaa vauhtia, joten en tällä hetkellä tekisi mitään isoa ERP-pohjaista kaiken kattavaa ratkaisua, vaan tarkkaan analysoisin niche-tuotteet, joita voi osittain optimoida. Näitä on helpompi vaihtaa sitä mukaa, kun teknologia kehittyy.”
– Pasi Vilhunen
Markkinasta löytyy paljon hyviä työkaluja, joilla eri prosessin osia saa automatisoitua kätevästi.
Esimerkiksi automatisoimalla yllä mainitut ostolaskut sekä matka- ja kululaskut olemassa olevien järjestelmien avulla, saat tehostettua kerralla ison osan taloushallinnon tekemisestä ilman suuria investointeja.
Eli toisin sanoen:
- Selvitä mitkä prosessin osat kustantavat eniten. Muista huomioida myös prosessiin kuluva aika ja se, kenen aikaa siihen kuluu.
- Tarkastele kokonaisuutta prosessi kerrallaan ja priorisoi joukosta ne, joista syntyy suurin säästö. Mieti myös mistä prosesseista saat helpot pikavoitot, ja mitkä vaativat pidempää kehitystä.
Tutustu markkinoilla oleviin taloushallinnon SaaS-palveluihin. Vertaile näiden kustannuksia ja ominaisuuksia, ja selvitä mitkä työkalut palvelevat teitä parhaiten. Pyydä rohkeasti palveluntarjoajilta esittelyjä teitä kiinnostavista ominaisuuksista.
Lue lisää: M2 sähköisti matkalaskut ja helpotti hyväksyntäprosessia – case Vatajankoski
✅ Älä unohda muutosjohtamista ja läpinäkyvää kommunikointia
“VIimeisen kahden vuoden aikana meidän taloushallinnon euromääräiset kustannukset ovat laskeneet 31 prosenttia. Samaan aikaan transaktioiden määrä on kasvanut lähes 100 prosenttia. Jos emme olisi tehostaneet taloushallintoa, myös kulut olisivat tuplaantuneet. Eli pelkästään jo se, jos olisimme onnistuneet pitämään kustannukset samana olisi ollut tosi kova juttu. Ja nyt ollaan saatu niitä leikattua tosi paljon.”
– Pasi Vilhunen
Fakta on se, että automatisoinnissa ja tehostamisessa suurin säästö tulee usein henkilöstömäärien sopeuttamisesta. Kun manuaalisen työn osuus vähenee, vähenee myös tarvittava nuppimäärä.
Muutokset herättävät usein vastustusta ja pelkoa oman työpaikan puolesta. Samaan aikaan tehostaminen avaa kuitenkin työntekijöille mahdollisuuksia kiinnostavampiin työtehtäviin, kouluttautumiseen ja työmarkkinamahdollisuuksien paranemiseen.
Siksi talousjohtajalla tulee olla valmiudet toimia muutoksen johtamisessa, ja miettiä, miten työvoimaa suunnitellaan järkevällä tavalla uusiksi.
Kerro siis avoimesti henkilöstölle, mitä kehityslistalle ollaan nostamassa ja mitä listalle nostetut asiat käytännössä tarkoittavat. Parhaassa tapauksessa vapautuvat käsiparit on mahdollista uudelleenkouluttaa erilaisiin asiantuntijatehtäviin.
Muista, että kommunikaatiota ei voi koskaan olla liiaksi.
✅ Älä pelkää muutosta
“Jos uusi talousjohtaja ei ole kahden vuoden sisällä tiputtanut transaktiokohtaisia kuluja 50 prosentilla, on hän epäonnistunut.”
– Pasi Vilhunen
Ja viimeisenä vinkkinä: Älä epäröi muutokseen lähtemistä. Automatisaatiossa piilee valtava potentiaali, sillä yrityksen kannattavuutta on mahdollista parantaa huimasti tuomalla kiinteitä kuluja alaspäin.
Muista, että tämä on yksi tärkeimmistä syistä, miksi sinut on yritykseen palkattu.
