-1.jpg)
Suunniteltaessa käyttöönottoa huomioi näitä asioita:
- Päätä ketkä kannattaa osallistuttaa käyttöönottoon. Yleensä mukaan kannattaa pyytää ainakin seuraavat henkilöt:
- HR:n ja taloushallinnon edustaja, sillä matka- ja kuluhallintaprosessi on tyypillisesti vähän molempien pöydällä. Heidät kannattaa pitää siis mukana alusta asti.
- Järjestelmän tuleva pääkäyttäjä ja hänen varahenkilönsä, jotta he oppivat järjestelmän toiminnallisuudet heti alusta lähtien.
- Määrittele tavoitteet yhdessä sidosryhmien edustajien kanssa, ja tiivistä mitä hyötyjä järjestelmältä odotetaan
- Suunnittele ja dokumentoi käyttöönoton eri vaiheet
- Suunnittele ja dokumentoi tulevat toimintamallit ja rooli
- Jaa riittävästi informaatiota läpi projektin. Suunnitelma, aikataulu ja tavoitteet on hyvä jakaa koko organisaatiolle niin, että jokainen tietää miten käyttöönotto etenee.
3. Kartoita integraatioiden tarpeellisuus
Jokaisella organisaatiolla on yksilölliset tarpeet, ja siksi myös se, millaisia tietoja eri järjestelmien välillä täytyy kulkea, on usein yksilöllistä. Siksi on hyvä pohtia etukäteen, mihin muihin järjestelmiin matka- ja kuluhallintajärjestelmä halutaan yhdistää.
Yleensä matka- ja kuluhallinnan järjestelmä halutaan integroida ainakin kirjanpidon järjestelmän kanssa. Tällöin kirjanpitojärjestelmän toimittajalta tarvitaan tarkka kuvaus siitä, mitä tietoja järjestelmien välillä tulisi kulkea.
Lisäksi ainakin suuremmissa organisaatioissa kannattaa harkita integraatiota HR-järjestelmän kanssa. Näin henkilötietoja ei tarvitse kirjata kahteen kertaan, vaan ne siirtyvät automaattisesti järjestelmästä toiseen.
Mieti siis etukäteen mihin integraatioihin yrityksellänne on tarvetta ja kuinka tiedon tulisi olla käytettävissä liiketoiminnassa. Näin pääsette suunnittelemaan ne heti osaksi käyttöönottoprojektia.
4. Varaa aikaa järjestelmän testaamiselle
Ei ole mitenkään tavatonta että uusi järjestelmä halutaan heti käyttöön kuin mahdollista. Vaikka käyttöönottoprojekti onkin pohjimmiltaan vikkelä, kannattaa sen loppuvaiheeseen varata aikaa testaamiselle. Näin varmistat, että pääkäyttäjä aidosti ymmärtää prosessin ja sen, miten laskut liikkuvat järjestelmässä.
Jätä siis käyttöönottoprojektin ja jalkauttamisen väliin lyhyt testijakso, ja pyöräytä muutaman testilasku järjestelmän kautta.
M2-käyttöliittymä on intuitiivinen, joten erillisille loppukäyttäjäkoulutuksille organisaatiossa ei välttämättä ole tarvetta. Mikäli pääkäyttäjä haluaa uppoutua tarkemmin järjestelmän toimintaan, voi hän milloin tahansa perehtyä M2-pääkäyttäjän ohjevideoihin.
Lisäksi järjestämme säännöllisesti webinaareja ja koulutuksia, joissa käymme läpi M2:n käyttöä sekä esittelemme uusia ominaisuuksia.
