Pikaopas matkalaskuohjelmien vertailuun

Matkalaskujärjestelmiä, kuten järjestelmiä yleensäkin, vertaillaan tyypillisesti ominaisuuksilla, hinnalla ja käytettävyydellä. Mutta mille seikoille kannattaa antaa eniten painoarvoa?

Tässä artikkelissa käymme läpi, millaisia asioita matkalaskuohjelmien vertailussa kannattaa huomioida ja mitkä ominaisuudet ovat oikeasti yrityksellesi hyödyllisiä nyt ja tulevaisuudessa.

Matkalaskuohjelmien ominaisuuksia vertaillessa voi mennä pää pyörälle. Hyppää alta lukemaan suoraan sinua kiinnostavista ominaisuuksista: mitä ne tarkoittavat ja kenelle kyseinen ominaisuus on hyödyllinen?

Automaattinen päivärahalaskenta on kiistatta yksi tärkeimmistä matkalaskuohjelman ominaisuuksista ja on hyödyllinen organisaatioille, jossa matkustetaan ja näin ollen maksetaan työntekijöille päivärahaa.

Automaattinen päivärahalaskenta toimii matkalaskuohjelmassa niin, että työntekijä syöttää ohjelmaan kellonaikoineen ja merkkaa mukaan työnantajan kustantamat ateriat. Ohjelmisto laskee näiden pohjalta automaattisesti, kuinka paljon päivärahaa työntekijälle tulee maksaa. Näin päivärahalaskelmaa ei tarvitse tehdä itse ja sen saa kätevästi liitettyä osaksi matkalaskua.

Mikäli teillä sovelletaan työehtosopimusta, jossa päiväraha lasketaan poikkeavasti, kannattaa varmistaa että matkalaskuohjelma kykenee huomioimaan kyseisen TES:in poikkeamat laskelmissaan. Modernit matkalaskuohjelmat laskevat päivärahat useiden eri työehtosopimusten mukaisesti sekä Suomessa että ulkomailla.

Mahdollisuus tiliöintiin tai kustannuskohdistukseen on tärkeä ominaisuus organisaatioille, joissa halutaan seurata projektikohtaisia kuluja tai jossa matkakulut laskutetaan suoraan asiakkaalta.

M2 kulu- ja matkalaskuohjelmassa voit merkitä matka- ja kululaskut suoraan halutuille kustannuspaikoille, kuten tietyille asiakkuuksille tai projekteille. Laskut putoavat kirjanpidossa suoraan haluttuihin projekteihin, eikä kenenkään kirjanpidon ulkopuolella tarvitse vaivata päätään sillä, minkä kohdan alle lasku kuuluu.

Sähköisessä kierrätyksessä matkalasku kulkee automaattisesti eteenpäin hyväksyntäketjussa seuraavalle henkilölle sen jälkeen, kun edellinen on kuitannut oman osuutensa. Lasku myös palaa takaisin ketjussa, mikäli siinä huomataan puutteita.

Ominaisuus on tärkeä jokaiselle matka- ja kululaskuja tekevälle organisaatiolle, jossa laskuja käsitellään porrastetusti (esimerkiksi työntekijä – esihenkilö – taloushallinto). 

Laskun hyväksyntää ja sähköistä kierrätystä voidaan helpottaa automaation avulla. Esimerkiksi kun käyttäjä lähettää matkalaskut hyväksyttäväksi, järjestelmä käy kaikki kuitit – sekä paperiset että sähköiset – läpi.

Mikäli tiedoissa on puutteita, järjestelmä ei lähetä sitä eteenpäin ennen kuin käyttäjä on korjannut puutteelliset tiedot. Tällainen järjestelmä estää käyttäjää lähettämästä virheellistä ja puutteellista dataa, jolloin asiatarkastajan aikaa säästyy.

Matkasuunnitelmat ovat tärkeitä erityisesti organisaatioille, joissa matkat ja kulut täytyy hyväksyttää etukäteen (esimerkiksi kunnilla, kaupungeilla ja valtiolla). Lisäksi ominaisuus sopii organisaatiolle, jossa tehdään toistuvasti isompia matkoja esimerkiksi ulkomaille tai koulutuksiin.

Matkasuunnitelmia voi hyödyntää oikeastaan kahteen eri tarkoitukseen 1) matkakulujen arviointiin ja 2) matkojen hyväksyttämiseen etukäteen. Järjestelmään syötetään matkan tiedot ja kulut mahdollisimman tarkasti, jolloin saadaan selville matkan kokonaiskustannukset. Järjestelmä laskee myös päivärahat annettujen tietojen perusteella osaksi arvioituja kustannuksia, jonka jälkeen työntekijä voi laittaa suunnitelman esihenkilölle hyväksyttäväksi. Matkan toteutuessa suunnitelmaa voi käyttää varsinaisen matkalaskun pohjana.

Matkasuunnitelmaa voi tulevaisuudessa käyttää myös vaikkapa hiilijalanjäljen laskemiseen. Tällöin voidaan jo ennen matkaa huomata, että matkan hiilijalanjälki on suuri ja vaihtaa esimerkiksi kulkuneuvo vähäpäästöisempään vaihtoehtoon.

Päiväraha- ja kilometrikorvauksista maksettavat korvaukset ovat lähtökohtaisesti verottomia. Siksi monissa matkalaskujärjestelmissä on mahdollista käsitellä vain verottomia korvauksia. Joissain järjestelmissä on kuitenkin mahdollista käsitellä myös verollisia korvauksia, kuten kokouspalkkioita.

Ominaisuus on tärkeä erityisesti organisaatioille, joissa maksetaan kokouspalkkioita (esim. monet liitot ja yhdistykset), mutta toki myös muille organisaatioille, joissa verollisten korvausten maksaminen on oleellista.

Ajastusten avulla automatisoit eri tapahtumia tietyille päiville tai ajankohdille. Voit esimerkiksi ajastaa laskut lähtemään maksatukseen ja kirjanpitoon joka kuun lopussa. Voit myös mm. asettaa henkilötiedot päivittymään matkalaskujärjestelmään automaattisesti ja varmistaa että valuuttakurssit päivittyvät järjestelmään tasaisin väliajoin.

Järjestelmän visuaalisuus on monelle tärkeä ominaisuus, mutta mikäli järjestelmää on hankala käyttää tai siitä puuttuu olennaisia toimintoja, siitä ei ole käytön kannalta lopulta juuri iloa. Siksi järjestelmien vertailussa kannattaa keskittyä ensisijaisesti käytettävyyteen eli siihen, kuinka helpoksi ohjelman käyttäjät kokevat sen käytön.

Esimerkiksi moni työntekijöistä saattaa tehdä matka- ja kululaskuja vain kerran tai pari vuodessa, joten siksi kannattaa varmistaa, että järjestelmä on sen verran intuitiivinen ettei se aiheuta turhaa hikoilua. Näin myös vältetään taloushallinnon kuormittuminen toistuvista kyselyistä, miten se matkalasku taas tehtiinkään.

Myös erilaiset mobiilisovellukset helpottavat työntekijän arkea, sillä kulut voi ilmoittaa helposti heti ostotapahtuman jälkeen. Erityisesti yrityksissä, joissa on paljon liikkuvaa henkilöstöä, mobiilisovellukset voivat helpottaa elämää.

Paras keino selvittää käytettävyyttä on tutustua eri järjestelmiin. Hyvä keino on pyytää verkkoesittelyjä ja lukea eri toimittajien referenssejä, jotta saa mahdollisimman hyvän käsityksen siitä, minkälaista käyttökokemusta eri järjestelmät todellisuudessa tarjoavat.