Sujuva ja helppo työmatka

Työmatkat, niin tarpeellisia kuin ne ovatkin, kasaavat usein turhaa työtä sekä työnantajan että työntekijän pöydälle. Työmatkoihin liittyvät järjestelyt ja jälkipuinnit, kuten matkojen varaukset sekä erilaiset matka- ja kululaskut, aiheuttavat helposti ylimääräistä stressiä.

 

Parikymmentä vuotta sitten työmatkailijan vakiovarusteita olivat erilaiset paperilomakkeet sekä laskin, nitoja ja kuittikasa, mutta teknologian kehityksen myötä ne on voitu jättää unholaan. Tänä päivänä tilanne on kuitenkin toinen, kun kaikki tarvittava tieto kulkee kätevästi mukana mobiilissa.

 

Erilaiset sovellukset ja järjestelmät helpottavat paitsi matkojen varaamista, myös matkan aikana syntyvien kulujen kirjaamista ja maksua. Samalla automaatio on tuonut runsaasti helpotusta ja nopeutta aiemmin kankeisiin prosesseihin.

Tälle sivulle olemme koonneet vinkkejä, jotka helpottavat modernia työmatkailua. Nämä tiedot auttavat sekä työntekijää että työnantajaa pitämään huolen siitä, että työmatkat hoituvat mahdollisimman sujuvasti.

Työmatkailuun liittyy monia kuluja, joista yleisimpiä ovat päivärahat, matkakulut, majoituskulut sekä ruokailukustannukset. Lisäksi työmatkoihin liittyy useita epäsuoria kuluja, joita ei aina tule edes ajatelleeksi.

Kulut jakaantuvat yleensä osittain työnantajan ja osittain työntekijän maksettavaksi. Se miten ne jaetaan, riippuu pitkälti organisaation sisällä sovituista käytännöistä.

Yleisimpiä työmatkalla syntyviä suoria kuluja ovat:

• Päiväraha, jonka suuruus riippuu siitä, sijoittuuko työmatka Suomen rajojen sisä- vai ulkopuolelle.
• Erilaiset matkakulut, kuten bensakulut, kilometrikorvaukset ja matkaliput.
• Majoituskulut tai mahdollinen yöpymiskorvaus mikäli työmatka kestää yön yli.
• Ruokailukustannukset, jotka ovat usein työntekijän vastuulla. Mikäli työnantaja tarjoaa matkan aikana aterioita, vähentää se päivärahan loppusummaa.

Muita suoria kustannuksia voivat matkan tyypistä riippuen olla esimerkiksi edustuskulut, rokotukset, lääkekulut, passi, IT-tarvikkeet, pysäköinti, vakuutukset, turvapalvelut sekä erilaisten tapahtumien ja konferenssien osallistumiskulut. 

Perinteisesti kulujen kirjaaminen, hyväksyntä ja takaisinmaksu on ollut pitkä prosessi: Ensin työntekijä kirjasi aiheutuneet kulut käsin lomakkeelle, liitti mukaan tarvittavat kuitit ja lähetti sen esihenkilölle. Sitten esihenkilö katsoi pyynnön läpi ja joko pyysi lisätietoa tai hyväksyi kulut korvattavaksi. Vasta sitten korvaukset saatiin maksuun ja kirjanpitäjä pääsi naputtelemaan tiedot kirjanpitoon sekä toimittamaan ne erikseen verottajalle.

 

Tällainen prosessi on raskas sekä altis inhimillisille virheille. Käsin naputellessa väärä lopputulos ei vaadi muuta kuin sormen lipsahtamisen näppäimistöllä. Siksi moni organisaatio luottaa tänä päivänä automaation voimaan. Teknologian ja erilaisten ohjelmien avulla voidaan kätevästi automatisoida kaikista aikaavievimmät ja turhauttavimmat osat prosessista. Erilaiset integraatiot varmistavat, että tiedot kulkevat sujuvasti järjestelmästä ja henkilöltä toiseen.

 

Parhaassa tapauksessa kaikki hoituu lennossa: työntekijän puhelimesta löytyy sovellus, johon voi parilla klikkauksella ilmoittaa, mihin matka suuntautuu ja kauanko se kestää. Ohjelma laskee päivärahan suuruuden automaattisesti ja kun työntekijä huristelee kohti kohdetta, voi hän klikata sovelluksesta päälle laskurin, joka laskee kilometrikorvauksen ajetulle matkalle. Kun työntekijä käy tankilla, voi hän napata sovelluksen omalla kameralla kuvan kuitista ja sekin tallentuu suoraan matkakulujen joukkoon.

 

Nämä kaikki tiedot siirtyvät automaattisesti esihenkilön hyväksyttäväksi. Hyväksyntä onnistuu sovelluksen avulla missä ja milloin tahansa ja näin lasku siirtyy rivakkaasti eteenpäin valmiina pakettina. Lopulta lasku siirtyy maksuun, ja tiedot välittyvät suoraan kirjanpitoon sekä tulorekisteriin.

 

Sujuva työmatkakulujen hoitaminen tarkoittaa työnantajalle ja työntekijälle eri asioita. Eri rooleilla on eri haasteet ja toiveet, jotka kannattaa ottaa huomioon etsittäessä sopivaa ratkaisua työmatkakulujen kirjaamiseen.

Miten työmatkailusta sitten tehdään mahdollisimman helppoa? Millaisia työkaluja yrityksen ja työntekijän kannattaa hyödyntää?

 

Tänä päivänä lähes kaikki palvelut ovat saatavilla mobiilissa ja erilaiset arjen työkalut kulkevat kätevästi taskussa. Matkailua helpottavat varausjärjestelmät, joiden avulla matkojen sekä majoitusten vertailu ja varaaminen on sujuvaa. Myös muun muassa hotelliin kirjautuminen, auton vuokraaminen ja lounaan tilaaminen onnistuu sujuvasti sovellusten välityksellä. Kun matkat varataan matkatoimiston matkatilin kautta, voidaan ostojen tiedot siirtää automaattisesti matkalaskulle.

 

Myös kulujen kirjaamista ja maksamista varten löytyy omat järjestelmänsä. Näiden tehtävä on sujuvoittaa kuluprosessia, säästää aikaa sekä vähentää inhimillisiä virheitä.

 

Vaihtoehtoja on monia, ja jokaisen organisaation täytyy löytää omiin tarpeisiinsa ja tavoitteisiinsa parhaiten soveltuva ratkaisu.

Nyrkkisääntönä voidaan kuitenkin ajatella, että hyvä matka- ja kululaskujärjestelmä on:

• Helppokäyttöinen, eli se ei vaadi käyttäjältä pitkiä koulutuksia tai ylimääräistä vaivannäköä.
• Eri roolit huomioiva, eli se palvelee työntekijää, esihenkilöä, kirjanpitäjää sekä laajemmassa kuvassa koko organisaatiota.
• Mobiilikäyttöinen, eli kilometrien keruu, matkalaskujen tekeminen ja kulujen hyväksyntä onnistuu missä ja milloin tahansa. Esimerkiksi kuitista voi napata kuvan suoraan sovelluksessa ja se tallentuu osaksi kululaskua automaattisesti.
• Tehokas raportointiväline, joka tukee liiketoiminnan tarpeita.

Näiden lisäksi suomalaisten yritysten täytyy huomioida tietojen kulku tulorekisteriin. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että verottomat korvaukset sekä tietyt kulut (kuten muuttokorvaukset) täytyy ilmoittaa verottajalle viiden päivän sisällä maksutapahtumasta. Suora integraatio järjestelmästä tulorekisteriin on siis kullanarvoinen.